• Виконавчий комітет
• Органи самоорганізації населення
• Органи ведення Державного реєстру виборців м. Макіївки
• Звернення громадян
  • Порядок організації і проведення особистого прийому громадян
  • Статистична інформація про звернення громадян
  • Компетенція з розгляду звернень громадян
• Вакансії

Затверджено розпорядженням
міського голови 10.06.2004 № 242-р
„Про організацію особистого
прийому громадян”

ПОРЯДОК

організації і проведення особистого прийому громадян

у виконавчому комітеті міської ради

1. Цей Порядок розроблено у відповідності з Конституцією України, Законом України „Про звернення громадян”, Указів Президента України від 13.08.2002 № 700/2002 „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” та від 14.04.2004 № 434/2004 „Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів” і визначає основні вимоги щодо організації та проведення особистого прийому громадян у виконкомі міської ради та прийому за місцем проживання громадян керівництвом міста.

2. Особистий прийом громадян міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, членами виконавчого комітету, керівниками виконавчих органів міської ради проводиться в кімнаті особистого прийому громадян міськвиконкому, територіальних виконавчих органів в установлені графіком дні, крім неділі та святкових днів.

Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться особисто міським головою і першочергово.

3. Прийом громадян в приймальні міськвиконкому здійснюється щоденно спеціалістами сектору по роботі зі зверненнями громадян загального відділу міськвиконкому. Вхід громадян до приймальні міськвиконкому вільний і не потребує пред'явлення документів, що посвідчують особу.

4. Інформація про порядок особистого прийому громадян в міськвиконкомі і графіки прийому публікуються в засобах масової інформації, розміщуються на ВЕБ-сайті, у приміщеннях приймальні громадян міськвиконкому, райадміністрацій, відділів та управлінь міської ради.

5. Особистий прийом міського голови проводиться по попередньому запису, тільки після розгляду питання , яке ставить громадянин, заступниками міського голови за напрямками діяльності.

5.1. Попередній запис на особистий прийом здійснюється лише до міського голови з 15 по 25 число місяця спеціалістом сектору по роботі зі зверненнями громадян з 9-00 до 15-00. Запис на особистий прийом до міського голови проводиться у картці особистого прийому громадян, яка заповнюється на підставі документа, що посвідчує особу громадянина, де визначається короткий зміст порушеного питання.

5.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до міського голови спеціалістом сектору по роботі зі зверненнями громадян проводиться співбесіда, за результатами якої:

5.2.1. З'ясовуються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина, зміст питання, посадові особи, до яких він звертався раніше, та рішення, яке прийнято з цього питання.

5.2.2. Вивчаються питання, з якими громадяни бажають звернутися на особистий прийом до міського голови.

5.2.3. Надається допомога щодо розгляду порушених питань заступниками міського голови, виконавчими органами міської ради, іншими установами та організаціями, до повноважень яких входить такий розгляд та вирішення, у випадку, коли громадянин вперше звертається до виконкому міської ради.

У випадку, коли громадянин звертається до виконкому міської ради повторно, з'ясовується до кого з заступників міського голови або керівників виконавчих органів міської ради він вже звертався і яке рішення прийняте, при цьому перевіряються попередні звернення, матеріали з їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше і якщо питання не вирішено по суті проводить запис на особистий прийом до міського голови.

5.2.4 Громадянин повідомляється про день і час особистого прийому міського голови.

5.2.5. Забезпечується добірка матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, для чого має право запросити від відповідних посадових осіб виконавчих органів міської ради інформацію стосовно результатів порушених заявником питань.

5.2.6. Складаються списки громадян, які записані на прийом, та керівників, які запрошені взяти участь у розгляді питань на прийомі, та передаються помічнику міського голови за 3 робочих дні до дня прийому міського голови.

5.2.7. Заступники міського голови, керівники райадміністрацій, відділів та управлінь міської ради надають інформацію щодо розгляду питань, які порушуються громадянином на особистому прийому за один робочий день до дати такого прийому завідуючому сектором по роботі зі зверненнями громадян.

6. Завідуючий сектором по роботі зі зверненнями громадян, помічник міського голови, присутні на особистому прийомі, забезпечують організацію його проведення та оформлення на реєстраційно-контрольних картках за результатами прийому резолюцій і доручень міського голови.

7. Особистий прийом громадян першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому здійснюється згідно з графіком без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

8. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають в родинних відносинах з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

9. Прийом громадян за місцем їх проживання (далі виїзний прийом) проводиться відповідно до затвердженого графіка міським головою, першим заступником, заступниками міського голови у визначені ним (міським головою) терміни.

9.1. Помічник міського голови, сектор по роботі зі зверненнями громадян загального відділу виконкому повідомляють районні адміністрації, сільську, селищні ради про термін проведення виїзного прийому.

9.2. Запис на виїзному прийому громадян до міського голови, першого заступника, заступників міського голови здійснюється спеціалістами по роботі зі зверненнями громадян районних адміністрацій заздалегідь, а також у день проведення прийому.

9.3. Голови районних адміністрацій, сільський, селищні голови разом з сектором по роботі зі зверненнями громадян загального відділу виконкому забезпечують належну організацію виїзного прийому громадян міським головою.

10. Після розмови та ознайомлення з документами заявника посадова особа, яка веде особистий чи виїзний прийом, може приймати по зверненнях наступні рішення:

- про задоволення звернення. При цьому надається вказівка у письмовій чи усній формі відповідній посадовій особі про здійснення в зазначені терміни необхідних конкретних дій, які заносяться в реєстраційно-контрольну картку заявника;

- про передачу звернення для розгляду у відповідні органи (відділи, управління, районні адміністрації, організації та установи незалежно від форм власності): якщо вирішення питання, порушеного в зверненні, не належить до повноважень виконавчих органів міської ради, воно пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин. У випадках, коли питання належить до повноважень виконавчих органів міської ради, помічник міського голови, посадова особа, яка проводить особистий прийом громадян, пише резолюцію у реєстраційно-контрольній картці заявника з вказівкою прізвища керівника, завдання, яке необхідно виконати та термін виконання. Про результати розгляду обов'язково надається письмова відповідь заявнику за підписом посадової особи. яка веде прийом;

- про відмову у вирішенні питання. При цьому заявнику повідомляються причини відмови, при необхідності - з посиланням на закон або інші правові акти, про що робиться відмітка у контрольно-реєстраційній картці та надається обов'язкова письмова відповідь заявнику за підписом посадової особи, яка проводила прийом з роз'ясненням порядку оскарження рішення, або надати роз'яснення по суті питання заявника згідно з чинним законодавством. У цьому випадку робиться відмітка у реєстраційно-контрольній картці заявника. У випадку, коли заявник не вимагає письмової відповіді, остання не надається, про що також робиться відмітка в картці.

10.1. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому або виїзному прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його в формі письмової заяви.

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

11. Після закінчення особистого і виїзного прийому помічник міського голови, посадова особа, яка здійснювала прийом, не пізніше наступного дня повертає реєстраційно-контрольні картки з резолюціями завідуючому сектором по роботі зі зверненнями громадян для узагальнення, опрацювання звернень і матеріалів відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, та доведення їх до виконавців.

12. Спеціалісти сектору по роботі зі зверненнями громадян передають виконавцям другий примірник реєстраційно-контрольної картки з рішеннями (резолюціями) по зверненнях громадян на особистому і виїзному прийомі після опрацювання, але не пізніше четвертого дня після проведення особистого і виїзних прийомів.

13. Передача на виконання звернень громадян до керівників виконавчих органів міської ради здійснюється щоденно через працівників цих органів.

14. Рішення (резолюції) по зверненням громадян на особистому і виїзному прийомах, в яких дані конкретні доручення, беруться на контроль за термінами їх виконання. Контроль за виконанням доручень здійснюється помічником міського голови. Контроль за додержанням термінів розгляду звернень, своєчасним надходженням відповідей громадянам, їх якістю та повнотою здійснює сектор по роботі зі зверненнями громадян загального відділу міськвиконкому.

15. Відповіді на звернення громадян на особистому і виїзному прийомі надаються заявникам відповідно за підписом міського голови, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, які вели прийом, у межах встановленого ними терміну, або в окремих випадках, за їх дорученням – керівниками виконавчих органів міської ради.

Відповіді на звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни надаються за підписом міського голови.

16. Проекти відповідей готують виконавці згідно з резолюціями керівництва міськвиконкому та надають їх сектору по роботі зі зверненнями громадян для ознайомлення та погодження з міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому не пізніш, ніж за 3 дні до настання терміну виконання.

Якщо виконавців згідно з резолюцією декілька, збір інформацій і узагальнення відповіді громадянину здійснює виконавець, вказаний в дорученні першим. При цьому виконавці надають проекти обґрунтованих відповідей першому виконавцю не пізніш, ніж за 4 дні до настання терміну виконання, визначеному керівництвом міськвиконкому.

17. Підписані керівництвом міськвиконкому відповіді заявникам передаються до сектору по роботі зі зверненнями громадян для оформлення їх у встановленому порядку та відправки заявнику.

18. Після надходження відповіді від виконавця чи органу або організації (згідно з дорученням по зверненню) спеціалісти сектору по роботі зі зверненнями громадян інформують керівництво міськвиконкому про стан виконання доручень, рішень, прийнятих по зверненню.

19. При вирішенні питань керівник, який проводив особистий чи виїзний прийом заявника, санкціонує зняття звернення з контролю, про що робиться відповідний запис в реєстраційно-контрольній картці. Якщо питання остаточно не вирішене, керівник міськвиконкому встановлює або продовжує додатковий контроль звернення.

20. Контроль за дотриманням графіків особистого та виїзних прийомів керівництвом міськвиконкому здійснює сектор по роботі зі зверненнями громадян, який аналізує і узагальнює звернення громадян на особистому і виїзному прийомах та інформує про це керуючого справами виконкому щоквартально.